Cómo regular el uso de chats en las empresas

Algunas personas y empresas piensan que los chats han pasado de moda y ya no se usan. Pero realmente eso no es así, están más de moda que nunca, aunque es verdad que se han actualizado. Ya no son como los conocíamos cuando comenzó internet. Pero los chats a través de internet es difícil que desaparezcan porque son muy prácticos en todos los aspectos.

Antes de entrar en detalles, quiero hablar del IV estudio de Comparación Online hacia el Ahorro Inteligente. A través de ese estudio hemos podido saber que el 60% de los jóvenes usan los chats como medio de comunicación y el 45.9% del resto de la población. Eso demuestra que los chats están más vivos que nunca. Y eso lo tienen que aprovechar las empresas. El objetivo de la empresa a la hora de usar el chat siempre tiene que ser el de obtener una buena comunicación interna y con los clientes. Una buena comunicación entre todas las partes es fundamental para obtener buenos resultados.

¿Se puede integrar el chat en las empresas?

No solo se puede, sino que se debería. Las empresas pueden crear sus propios chats o usar opciones tan conocidas como Terra Chat. El chat de Terra es uno de los más conocidos y usados a nivel particular y empresarial. Se puede decir que es una de las mejores evoluciones de los chats tradicionales, es decir, cada vez tiene más usuarios.

Los chats los usamos todos los días, incluso de manera constante. No solo los utilizamos a través de los métodos tradicionales como es el caso de Terra, sino que también los usamos a través de aplicaciones reconocidas como WhatsApp o Telegram. Como bien sabrás, los chats han evolucionado. No solo permiten compartir texto, ya permiten compartir imágenes, documentos o incluso hacer llamadas y o videollamadas. Ofrecen muchos extras, pero la esencia de los chats que es la comunicación está realmente viva.

Gracias al chat, la empresa puede comunicarse con los trabajadores de una manera cómoda e instantánea. Lo importante es que la empresa regule el sistema de chat que va a usar para que todos los trabajadores lo usen. Por ejemplo, si usan el chat de Terra, pues todos los trabajadores durante el horario laboral tendrán que estar conectados. De esa manera, solo hay que abrir el perfil de la persona con la cual se quiere hablar y mandar el texto. En ese mismo momento, la otra persona recibe el chat y comienza la comunicación. Es una manera fluida de comunicación si tener que hacer la típica llamada.

No hay que olvidar que, gracias al chat, la empresa puede optar por el teletrabajo. El chat funciona en tiempo real independientemente de donde se encuentren las dos partes. La comunicación es rápida tanto dentro como fuera de la empresa. Eso hace que podamos disfrutar de una gran comunicación, gratuita y rápida. Si todavía tu empresa no ha regulado el chat, te invito a hacerlo. Ofrece muchos beneficios y la inversión es mínima.

Por otra parte, si la empresa cuenta con una web, puede usar el chat para comunicarse directamente con los clientes. Se ha demostrado que son muchos los clientes que quieren ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente usando el chat. Si la empresa no ofrece esa alternativa, entonces estará perdiendo un cliente. Un consumidor no quiere complicarse la vida. Busca lo más sencillo para él. Si con una empresa determinada no encuentra lo que busca, entonces se irá a la competencia sin dudarlo. Como puedes imaginar, el chat es muy importante para poder estar en contacto con el cliente.

Cómo pueden usar el chat los empleados para ser más productivos

La gran mayoría de empresas recomiendan a sus trabajadores usar el chat interno de empresa únicamente dentro del horario laboral. Fuera del mismo recomiendan usar grupos de WhatsApp o Telegram. Lo importante es estar fuera de la empresa para obtener la comunicación que se busca.

Cuando un empleado use el chat interno, siempre tiene que buscar la comunicación directa entre todos los trabajadores. Un chat interno no puede estar capado o hará que en ocasiones la comunicación sea muy lenta. El empleado más bajo tiene que estar en contacto con el resto de los empleados, incluso con el jefe. Y el chat ayuda a conseguirlo.

Fuera del trabajo, cuando no se use el chat de empresa, entonces la comunicación puede ser más informal, pero siempre hay que tener cuidado con lo que se dice. Por ejemplo, a pesar de que el chat es externo a la empresa, no se recomienda abusar de los emoticonos, imágenes o mensajes de audio. No dan buena imagen. Solo hay que usarlos cuando realmente sean necesarios y nunca para criticar.

Por otra parte, cuando se usan, siempre hay que intentar contestar lo antes posible. Pero siempre hay que respetar los horarios. En la medida de lo posible hay que intentar evitar escribir fuera de horas porque podrías molestar al resto de los trabajadores.

La comunicación a través de un chat es fácil, pero en ocasiones puede provocar problemas porque la comunicación no es directa. Para evitar ese tipo de problemas, se recomienda enviar siempre la información precisa.

Y si solo es un mensaje informativo, hay que responder como que lo has recibido para que la otra persona tenga constancia y pueda quedar tranquilo. De esa manera el grupo funcionará correctamente y en consecuencia los resultados serán positivos. Y si los resultados son buenos, la empresa funcionará correctamente.