Claves para llevar a cabo fácilmente una mudanza de oficina
Si vas a realizar la mudanza de tu oficina y quieres conocer los mejores consejos para poder llevarla a cabo de manera eficiente, te recomendamos seguir leyendo. A continuación te presentamos los mejores consejos y recomendaciones de los expertos para llevar a cabo fácilmente una mudanza de oficina. Sigue leyendo para conocer las mejores claves y recomendaciones profesionales para realizar una mudanza de oficina.
1. Planificar la fecha para la mudanza
Escoger el día o la semana en que se va a realizar la mudanza es fundamental. Debemos tener en cuenta que la fecha non sea en un día festivo, que tampoco sea en un día de la semana en que la empresa tenga mucho trabajo, para evitar que esto repercuta de forma negativa en el rendimiento de tu negocio. Si vais a hacer la mudanza por vuestra cuenta debería estar presente toda la plantilla para poder realizar la mudanza con rapidez.
Si vas a contratar una empresa profesional de mudanzas como Mudanval.com, es fundamental tener en cuenta y pactar con suficiente antelación las fechas de disponibilidad para evitar contratiempos.
2. Realizar un registro digital y en papel
Esto es fundamental para cuando os pongáis manos a la obra con la mudanza. En caso contrario será imposible recordar que había en cada caja o dónde iba cada objeto. Este registro nos permitirá controlar mejor la mudanza y realizarla de manera más eficiente. Los expertos recomiendan contar con un registro en digital y con otro en papel para poder tener copias si hubiera algún problema.
Los expertos recomiendan estandarizar el registro de todas las cosas con nomenclaturas sencillas y que todo el equipo pueda comprender y recordar. A la hora de realizar el registro es importante ordenar la lista por agrupación: por departamento, por tipo de artículo etc. De esta manera no te olvidarás de nada y la vuelta a la normalidad en la oficina será realmente más sencilla.
3. Pedir a cada trabajador que realice la mudanza de sus cosas
Una buena alternativa para agilizar el proceso de la mudanza es pedir a cada uno de los trabajadores que elaboren sus cajas con cosas imprescindibles, es decir, con todos aquellos elementos importantes para realizar sus tareas para trasladar estas cosas en último lugar y entregarlas en primero para que no se pierda nada y puedan continuar trabajando rápidamente con las mejores garantías en la nueva oficina.
Un ejemplo de “caja de imprescindibles” para una oficina sería un ordenador portátil, un cargador, un ratón, el teclado, algunas libretas y la silla de trabajo ergonómica.
4. Tener cuidado con los equipos de hardware
Todos los expertos coinciden en que algunos de los elementos más delicados a trasladar cuando vamos a hacer una mudanza de oficina son los equipos de hardware: ordenadores, servidores, etc. En este caso debemos tener en cuenta algunos consejos para poder asegurar la integridad de todo nuestro equipamiento de oficina. Es importante usar material de embalaje para proteger estos equipos.
El plástico de burbuja es una gran alternativa para evitar golpes. Es fundamental organizar los cables con cuidado para que desenredarlos no se convierta en una tarea imposible al llegar a nuestro destino. Del mismo modo, también será fundamental contratar un buen servicio de mudanza de confianza que incluya un seguro, prestando especial atención al inventario y al registro, así como asignando responsables en cada departamento para realizar el seguimiento.
5. Avisar a los clientes y a los proveedores
Uno de los errores más comunes al realizar una mudanza pasa por olvidarnos de avisar a nuestros clientes y proveedores. Es algo bastante común en cualquier proceso de mudanza y para evitarlo es importante tener en cuenta algunos puntos. Al cambiar nuestra dirección debemos hacer también el cambio en diferentes canales como la web de la empresa, las redes sociales, las tarjetas de visita, Google Maps y otros canales de comunicación de la empresa como el email. Asimismo, también es recomendable hacer saber a clientes y proveedores el día o los días en que tendrá lugar la mudanza, porque es posible que en estos días no puedan encontrarnos o que nuestras tareas se retrasen por este motivo.
6. Tener mucho cuidado con la seguridad
Finalmente, a la hora de realizar una mudanza de oficina de manera sencilla y sin contratiempos, resulta fundamental tener especial cuidado con la seguridad de todos nuestros trabajadores. Esto es realmente importante a la hora de realizar el proceso de mudanza, sobre todo si vamos a hacerla por nosotros mismos con la ayuda de nuestros empleados. Todos los trabajadores y personas que participen en la mudanza deben tener en cuenta que las cajas y el peso que vayan a trasladar nunca debería superar los 25 kilos.
Del mismo modo, a la hora de trasladar el mobiliario de oficina es fundamental tomar todas las medidas de seguridad necesarias y hacerlo siempre entre dos o más personas. A la hora de levantar peso del suelo, es importante tener un control firme sobre los objetos que vamos a levantar, así como resulta recomendable doblar las rodillas y mantener la espalda recta para prevenir accidentes o cualquier otro tipo de contratiempo relacionado con el transporte de objetos pesados durante la mudanza.